Groepen importeren

Als er geen automatische nachtelijke synchronisatie draait met een administratie systeem, dan moeten groepen geïmporteerd of handmatig aangemaakt worden. Vanuit een import kan een groot aantal groepen in enkele stappen aangemaakt worden. Nadat de groepen zijn geïmporteerd kunnen de gebruikers worden geïmporteerd en geplaatst worden in de aangemaakte groepen.

Maak een bestand met de groepen

Om groepen te kunnen importeren is een CSV-bestand nodig waarin alle groepen staan. Je kunt tot 2 lagen diep maken, bijvoorbeeld leerjaar en klas. Het bestand ziet er dan zo uit.

Tip: Zorg dat de groepsnamen de exacte namen zijn die ook in het import bestand van gebruikers staan uit het administratiesysteem. Neem hiervoor het studentenbestand uit het administratiesysteem als basis en ontdubbel deze op de kolom waar de klas in staat. (Selecteer de kolom met klas en kies in Excel vervolgens bij  Gegevens op Duplicaten verwijderen). Doe dit alleen voor deze kolom. Je houdt nu alle klassen op school over. Kopieer deze kolom nu naar een nieuw excel bestand. 

Doorzoekbaar – de waarde "1"  bij Doorzoekbaar zorgt ervoor dat dit het hoogste niveau is dat door deelnemers aan onderliggende groepen kan worden doorzocht in de Community. Hierdoor kunnen groepsgenoten updates van elkaar zoeken/vinden in de community.

Voorbeelden: 

• Als je wilt dat iedereen binnen de faculteit alles wat onder deze faculteit valt, mag vinden bij een zoekactie zet dan het vinkje ALLEEN op het faculteitsniveau en niet bij de onderliggende (sub)groepen. 
• Wil je dat men alleen inhoud van een onderliggende groep kan vinden bij een zoekactie zet je een vinkje bij de betreffende groep. 

Zichtbaar – de waarde "1" bij Zichtbaar zorgt ervoor dat dit het hoogste niveau is dat door onderliggende groepen zal worden gezien in de community-stream. Deelnemers van deze groep en alle onderliggende groepen kunnen updates van elkaar zien in de community.

Bijvoorbeeld: 

• Als je wilt dat iedereen binnen de faculteit alles wat onder deze faculteit valt mag zien in de community-stream zet dan het vinkje ALLEEN op het faculteitsniveau en niet bij de onderliggende (sub)groepen. 
• Wil je dat men alleen inhoud van een onderliggende groep kan zien zet je een vinkje bij de betreffende groep.

Groepenbestand importeren

• Navigeer naar de Beheer module.
• Kies voor de module Import.

Vul de bovenstaande gegevens in:

• Naam (verplicht): Geef een naam aan de import, zodat de activiteit later teruggevonden kan worden.
• Type (verplicht): Kies hier voor Groepen.
• Data bestand (verplicht): Kies het importbestand. Drie verschillende bestandstypes worden ondersteund: .csv, .ods, .xlsx.

Kies vervolgens voor doorgaan om het bestand in te lezen. Je wordt vervolgens doorverwezen naar het data mapping scherm. Hier kunnen de velden in het importbestand gekoppeld worden aan de juiste velden in Simulise.

Combineer de juiste velden in Simulise aan de juiste kolommen in het importbestand. Klik vervolgens op Opslaan en doorgaan. Zodra de groepen zijn aangemaakt ontvang jij een melding. Daarnaast kan de voortgang bekeken worden in de import module.

Geïmporteerde groepen verplaatsen

De groepen worden tijdens een import geplaatst onder een hoofdgroep. Heb jij hier een fout in gemaakt of wil je dit later wijzigen? Dan is dat geen probleem. Het is niet nodig om een nieuwe import te draaien. De groepen kunnen worden verplaatst door te kiezen voor:

• Het blauwe vierkantje achter de groep in het groepenoverzicht.
• Klik vervolgens voor Bewerken.
• Navigeer naar de optie Verplaatsen en selecteer een nieuwe hoofdgroep.