Gebruikers importeren (Excel)

Om gebruikers direct in de juiste groepen te plaatsen dien je eerst  Groepen aan te maken volgens een eigen structuur.

De Groepsnamen (klassen) kun je vervolgens in een kolom in het CSV-bestand plaatsen en studenten en docenten worden hiermee direct aan de juiste groep toegevoegd.

Gebruikers aan meerdere groepen toevoegen

Je kunt gebruikers aan 1 klas toevoegen, bijvoorbeeld de stamgroep van een student/leerling, maar ook aan meerdere groepen. Denk hierbij aan de groepen waar een docent les aan geeft of leerlingen in de bovenbouw die in clusters (lesgroepen) zitten. 

Meerdere groepen kunnen als volgt worden opgenomen in het CSV-bestand:

1. een kolom per groep 
2. 1 kolom waar alle groepen instaan waar de person aan gekoppeld moet worden, gescheiden door een "spatie" of een ",".

Voorbeeld eenvoudig bestand:
Download hier een eenvoudig leerlingenbestand waar bij gebruikers worden aangemaakt en in de juiste groep geplaatst worden. Een gebruiker wordt aan één groep gekoppeld: VoorbeeldCSV-bo0.csv

Voorbeeld van uitgebreid bestand: Download hier een uitgebreid bestand waar gebruikers aan meerdere groepen worden toegevoegd en gedifferentieerd rechten worden gegeven: VoorbeeldCSV_uitgebreid.csv

In bovenstaande afbeelding is er 1 kolom per groep

Klik op bovenstaande afbeelding om deze te vergroten. Hierin staan alle groepen in 1 kolom. Gescheiden door een spatie of door een komma. Wanneer er een spatie wordt gekozen moet bij stap datamapping gekozen voor de geavanceerde optie ‘geen spaties bij groepen’.

Het is ook mogelijk om groepsnamen te hebben waar een bovenliggende groep aan gekoppeld is zoals bijvoorbeeld: 4m.du2 of 4m/du2. In dit geval is “4m” het niveau boven 4m.du2. Deze groepen kunnen worden geïmporteerd en bij de import worden gescheiden in du2 onder 4m door bij de datamapping de geavanceerde optie ‘hiërarchische groepen’ aan te zetten. 

Let op: Groepsnamen dienen UNIEK te zijn. De import weet anders niet welke groep wordt bedoeld en de gebruiker wordt in GEEN enkele groep geplaatst. Indien groepen toch een niet-unieke naam hebben kan, in plaats van de naam, ook het Simulise ID van de groep in het CSV bestand worden geplaatst. Dit ID vind je bovenin bij het openen van een groep. 

+Nieuwe Import.

• Geef een naam op voor de import om de importactiviteit later te kunnen terugvinden.
• Kies voor Type  Gebruikers.
• Bij  Hoofdgroep kies je eventueel een specifieke groep waaronder er gezocht moet worden naar groepen bij het inlezen.
• Kies een CSV-bestand van je computer dat moet worden ingelezen.
• Kies  Doorgaan om het bestand in te lezen. Hierna volgt het scherm Data mapping. Hier worden de velden uit het CSV-bestand gekoppeld aan de juiste velden in Simulise.De volgende velden kunnen worden gekoppeld uit het te importeren CSV bestand:

• Extern ID
• Volledige naam
• Mail adres
• Rol (optioneel, standaard: student)
• Gebruikersnaam (optioneel, standaard: gegenereerd). Gebruiker kunnen altijd met hun e-mail adres inloggen.
• Groep (optioneel, standaard: leeg)
• Is administrator (optioneel, standaard: nee)
• Is moderator (optioneel, standaard: nee)
• Is opdracht auteur (optioneel, standaard: nee)
• Is rubric auteur (optioneel, standaard: nee)

Extern ID
Een Extern ID kan het ID zijn van gebruikers uit bijvoorbeeld het studentenadministratiesysteem. Dit ID wordt in Simulise gebruikt als UNIEKE ID in plaats van het e-mailadres.

Volledige naam
De naam kan worden opgebouwd met de waardes uit meerdere kolommen uit het CSV-bestand. Dus het is geen probleem om een veld voornaam, achternaam en tussenvoegsel te hebben staan. Deze worden gecombineerd bij het inlezen.

E-mail
Het e-mailadres is verplicht bij het importeren van gebruikers. Hierop ontvangt de gebruiker de activatiemail en vervolgens notificaties.

Rol
De rol is optioneel kan een van de volgende waarde zijn (niet hoofdlettergevoelig): student, docent, teacher. Indien geen rol wordt opgegeven is dit leerling/student.

Gebruikersnaam
Als er geen gebruikersnaam is opgegeven wordt deze gegenereerd aan de hand van de naam, hierbij wordt het volgende format gebruikt: eerste letter voornaam + achternaam. Dus in het geval van Jan Jansen wordt dit jjansen.
Bij het meerdere malen voorkomen van een samengestelde gebruikersnaam wordt een cijfer toegevoegd.

Groep
Het plaatsen in een groep kan alleen als deze groepen al in Simulise zijn aangemaakt. Plaatsen in een groep gebeurt op basis van het Simulise groep naam of het ID.
Als er gematched wordt op de naam en er zijn meerdere groepen in het systeem aanwezig met dezelfde naam dan wordt deze genegeerd.
Het ID is te vinden is op de ‘Bewerken’ pagina van de groep. Ook kan een extern ID welke is op te geven bij het aanmaken of bewerken van een groep of de naam worden gebruikt.

Extra opties
Administrator, moderator, opdracht- en rubricauteur worden gematched op de volgende waardes (niet hoofdlettergevoelig):

• Ja: y, yes, j, ja, 1
• Nee: n, no, nee, 0

Na het koppelen en mactchen van de velden ontvang je een mail dat de eerste fase van matchen gereed is en verschijnt een pagina met het resultaat van de inleesactiviteit.Alle  groene rijen worden goed ingelezen, de rode gaan niet lukken en moeten worden aangepast. Eventuele blauwe balken geven aan dat deze gebruiker al bekend is en mogelijk zal worden aangepast of aangevuld met nieuwe gegevens.

Gebruikers kunnen worden aangepast door achterin de rij op het blauwe blokje op  Bewerken te klikken.

Een foutief gematchte gebruiker kan hiermee worden geopend, de fout wordt aangegeven en kan hier worden hersteld. Door op te slaan wordt de herstelactie bewaard en kan de import worden vervolgd door te klikken op  Start import. Dan worden gebruikers definitief ingelezen.Nadat je op  Start import hebt geklikt kun je nog een aantal zaken aanpassen voor bestaande gebruikers.

Je kunt kiezen om nieuwe groepen aan deze gebruikers toe te voegen of de bestaande groepen te vervangen door de te importeren groepen. Daarnaast kun je bij een afwijking van de naam of gebruikersnaam kiezen om deze wel of niet te wijzigen bij het importeren van dit bestand.

Je ontvangt een mail als de import gereed is en alle gebruikers in Simulise zijn ingelezen.

Imports kunnen ook nog worden teruggedraaid door na de import  Rollback te kiezen. Ook kan het gehele ingelezen bestand worden geactiveerd met de knop Reset en mail zodat alle, met dit bestand geïmporteerde gebruikers, een activatiemail ontvangen. Ook als deze activatiemail nog niet eerder is verstuurd.