Gebruikers importeren (Excel)
Wanneer je geen gebruik maakt van de automatische synchronisatie vanuit jullie LAS kunnen gebruikers vanuit een Excel formulier ingelezen worden. Om gebruikers direct aan de juiste groepen te koppelen dien je eerst de groepen aan te maken of importeren. De namen van de groepen kun je vervolgens in een kolom plaatsen achter de studenten/ docenten.
Hieronder een kort voorbeeld van een eenvoudig import bestand waarin gebruikers aan 1 groep worden gekoppeld:
Gebruikers importeren en aan groepen toevoegen
Je kunt gebruikers aan meerdere groepen koppelen vanuit de import. Denk hierbij aan groepen waar een docent aan les geeft of studenten die in verschillende lesgroepen zitten. Meerdere groepen kunnen als volgt worden opgenomen in het bestand:
- 1 kolom per groep
- 1 kolom met alle groepen waarbij de groepen worden gescheiden door een "spatie" of "komma".
Voorbeeld bestand: Download hier een uitgebreid bestand waar gebruikers aan meerdere groepen worden toegevoegd en gedifferentieerd rechten worden gegeven: VoorbeeldCSV_uitgebreid.csv
Wanneer er een spatie wordt gekozen, voor het scheiden van groepen in 1 kolom, moet bij stap datamapping gekozen worden voor de geavanceerde optie ‘geen spaties bij groepen’.
Het is ook mogelijk om groepsnamen te hebben waar een bovenliggende groep aan gekoppeld is zoals bijvoorbeeld: 4m.du2 of 4m/du2. In dit geval is “4m” het niveau boven 4m.du2. Deze groepen kunnen worden geïmporteerd en bij de import worden gescheiden in du2 onder 4m door bij de datamapping de geavanceerde optie ‘hiërarchische groepen’ aan te zetten.
Let op: Groepsnamen dienen UNIEK te zijn. De import weet anders niet welke groep wordt bedoeld en de gebruiker wordt in GEEN enkele groep geplaatst. Indien groepen toch een niet-unieke naam hebben kan, in plaats van de naam, ook het Simulise ID van de groep in het CSV bestand worden geplaatst. Dit ID vind je bovenin bij het openen van een groep.
Gebruikers import starten
Om de import te starten:
- Navigeer naar de module Beheer.
- Kies vervolgens voor de module Import.
- Kies nu voor + Nieuwe import.
- Naam (verplicht): Geef een naam aan de import, zodat overige beheerders kunnen inzien wat er is geïmporteerd.
- Type (verplicht): Hierin kun je kiezen voor Groepen of Gebruikers maak hierin de keuze voor gebruikers.
- Hoofdgroep: Kies de hoofdgroep waaronder er gezocht moet worden naar de groepsnamen in het importbestand.
- Data bestand (verplicht): Kies het importbestand. Drie verschillende bestandstypes worden ondersteund: .csv, .ods, .xlsx.
Kies vervolgens voor doorgaan om het bestand in te lezen. Je wordt vervolgens doorverwezen naar het data mapping scherm. Hier kunnen de velden in het importbestand gekoppeld worden aan de juiste velden in Simulise.
De volgende velden kunnen worden gekoppeld uit het importbestand:
| Extern ID | Een Extern ID kan het ID zijn van gebruikers uit bijvoorbeeld het studentenadministratiesysteem. Dit ID wordt in Simulise gebruikt als UNIEKE ID in plaats van het e-mailadres. |
| Volledige naam | De naam kan worden opgebouwd met de waardes uit meerdere kolommen uit het CSV-bestand. Dus het is geen probleem om een veld voornaam, achternaam en tussenvoegsel te hebben staan. Deze worden gecombineerd bij het inlezen. |
| Het e-mailadres is verplicht bij het importeren van gebruikers. Hierop ontvangt de gebruiker de activatiemail en vervolgens notificaties. | |
| Rol (optioneel, standaard: Student) | De rol is optioneel kan een van de volgende waarde zijn (niet hoofdlettergevoelig): student, docent. Indien geen rol wordt opgegeven is dit student. |
| Gebruikersnaam (optioneel, standaard: gegenereerd) | Als er geen gebruikersnaam is opgegeven wordt deze gegenereerd aan de hand van de naam, hierbij wordt het volgende format gebruikt: eerste letter voornaam + achternaam. Dus in het geval van Jan Jansen wordt dit jjansen.
|
| Groep (optioneel, standaard: leeg) | Het plaatsen in een groep kan alleen als deze groepen al in Simulise zijn aangemaakt. Plaatsen in een groep gebeurt op basis van het Simulise groep naam of het ID.
|
| Verschillende rechten, administrator, moderators of auteurs (optioneel, standaard: Nee) | worden gematched op de volgende waardes (niet hoofdlettergevoelig):
|
Kies vervolgens, indien alles gereed is, voor opslaan en doorgaan. De import wordt nu gereed gemaakt. De status wordt gebracht naar: Klaar voor data controle. Klik hierop om de data die geïmporteerd moet worden te controleren.
- Groen: De rijen worden goed ingelezen.
- Rood: De rijen worden niet ingelezen en moeten worden aangepast. Klik, achter deze gebruiker, op het blauwe vierkantje en kies de optie bewerken. Er wordt zichtbaar gemaakt wat er fout is. Op deze pagina kan de fout hersteld worden, zodat de import door kan gaan.
- Blauw: Geven aan dat de gebruiker al bekend is en mogelijk zal worden aangepast met nieuwe gegevens.
Kies vervolgens voor Start import. De gebruikers worden nu ingelezen in Simulise. Er kunnen echter nog een paar zaken worden aangepast voor bestaande gebruikers:
- Huidige groepen van gebruikers: Vervangen of behouden.
- Vervangen: De gebruiker wordt ontkoppeld uit al zijn bestaande groepen en enkel gekoppeld aan de groepen die zich bevinden in het importbestand.
- Behouden: De gebruiker blijft gekoppeld aan zijn huidige groepen en de groepen die zich in het importbestand bevinden worden bijgevoegd.
- Naam bijwerken: De naam van de gebruikers die vanuit het importbestand anders doorkomen ook wijzigen in Simulise.
- Gebruikersnaam bijwerken: De gebruikersnaam van de gebruikers bijwerken op basis van het importbestand.
Nadat voor het bovenstaande de keuze is gemaakt zal de import gereed zijn en de gebruikers zijn ingelezen in Simulise. Vanuit de import kan worden aangegeven of er een activatiemail verstuurd dient te worden. Ben je dit vergeten? Dan kun je nog altijd vanuit de import deze nogmaals sturen via de reset en mail optie.
Import terugdraaien
Heb je een fout gemaakt in de import en zou je graag willen dat de import wordt teruggedraaid? Dan is dat mogelijk. Ga naar de import en kies bovenaan voor Rollback.